Jeder harte Arbeiter kennt die pure Ekstase, sich vor einer großen Reise in seine Arbeits-E-Mail einzuloggen und das Warnsystem "Abwesenheit" einzuschalten. (Ehrlich gesagt, gibt es ein besseres Gefühl?) Aber wenn Sie so viel reisen wie ich - als selbständiger Schriftsteller verbringe ich praktisch die Hälfte meines Lebens auf 30.000 Fuß und auf fremdem Boden -, lernen Sie ein schmutziges kleines Geheimnis: Sie sollten Schalten Sie diesen Alarm niemals aus. Ernsthaft. Ich nicht. Mein Abwesenheitsalarm wird aktiviert, unabhängig davon, ob ich in China bin oder an meinem Schreibtisch in meiner New Yorker Wohnung sitze. Ja, es ist gerade aktiviert, vielen Dank.
Klingt verrückt? Es ist nicht! Und fürs Protokoll, ich meine es ernst. Tatsächlich würde ich wetten, dass es der größte Produktivitäts-Hack ist, den jeder machen kann, der auch die Vernunft Ihres geschäftigen Lebens wiederherstellt.
Jetzt weiß ich, dass viele von Ihnen nicht den Magen dafür haben, besonders wenn Sie einen Tagesjob in einem offenen Arbeitsbereich mit Grundriss haben, aber ich möchte Sie dringend bitten, es trotzdem zu versuchen - lassen Sie einfach Ihre Teamkollegen wissen, was Sie sind mache ich. (Aber nein, sagen Sie es Ihren Kunden nicht.) Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse immer auf Abwesenheit einstellen, sind Sie glücklicher, weniger gestresst und erledigen mehr Dinge als du hast es dir jemals vorgestellt. Lesen Sie weiter und schreiben Sie mir später eine E-Mail, um sich bei mir zu bedanken. Lesen Sie, wie Bill Murrays geheime Spotify-Wiedergabeliste Ihre Produktivität steigert, um weitere Tipps zum intelligenteren Leben zu erhalten.
1 Sie werden sich super höflich fühlen
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Vollständige Offenlegung: Ich bin Brite. Und ja, wir sind vorprogrammiert, um höflich zu sein. Daher betrachte ich die automatische Antwort als das digitale Äquivalent zu einem Hallo-Nicken, wenn mich jemand begrüßt. Verdienen wir nicht alle solche Höflichkeit?
2 Sie werden sich nicht um nicht beantwortete Nachrichten kümmern
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Erinnern Sie sich, wie Ihr Körper manchmal in diesen ganzen Mini-Kampf oder Flug gerät, wenn Ihr Telefon in Ihrer Tasche summt? Ist das der Boss? Ist es mein verärgerter Klient? Ich hoffe es ist nur ein toller Newsletter!
Wir werden diese Gefühle zum Abschied küssen, denn weißt du was? Sie sind bereits zu ihnen zurückgekehrt. Schon mal was von "E-Mail-Apnoe" gehört? Es ist eine echte Sache. Wenn Sie einen Roboter haben, schlagen Sie Ihre Kollegen und Freunde sofort zurück, um all Ihre Ängste zu lindern.
3 Sie wissen, dass sie wissen , dass Sie ihre E-Mail erhalten haben
Weil "Hast du meine E-Mail bekommen?" E-Mails sind eine totale Verschwendung von Internetbandbreite.
4 Sie sind sofort produktiver
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Eine Studie hat gezeigt, dass Angestellte wie ich mehr als 25 Prozent des Tages damit verbringen, auf E-Mails zu antworten - und hier ist der Haken: Das war 2004! Befreit vom E-Mail-Druck kann ich mich auf das konzentrieren, was zählt: Arbeit. Übersetzung: Ich bin mindestens 25 Prozent produktiver als Sie.
5 Sie können unangenehme Anfragen vermeiden
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Wir wurden alle gebeten, Projekte anzugehen, die wir nicht wollen, oder Fragen zu stellen, bei denen wir uns nicht ganz sicher sind, wie wir sie beantworten sollen. Dieser Auto-Responder ist der weltweit größte Mechanismus zum Ausweichen oder Abwürgen, der eine peinliche Lösung bietet. Ignorieren Sie eine E-Mail lange genug, nachdem Sie bestätigt haben, dass sie empfangen wurde, und diese unangenehme Anfrage wird möglicherweise nie wiederholt. Für optimistischere Ratschläge finden Sie hier 70 Genius-Tricks, um sofort glücklich zu werden.
6 Sie fühlen sich wie im Urlaub - auch wenn Sie es nicht sind
Ich aktualisiere meine automatische Antwort jede Woche mit relevanten Informationen - zum Beispiel einer Änderung der Zeitzonen - und diesem letzten Klick, wenn sie live geschaltet wird. Das Gefühl ist wie ein Kurzurlaub an sich. Oh, und wenn wir gerade von echten Ferien sprechen: Wenn Sie bald reisen, kennen Sie diese brillanten Reise-Hacks auf Expertenebene.
7 Sie sind viel weniger abgelenkt
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Ich bin nicht leicht abzulenken, aber jeder kann unter Konzentrationsproblemen leiden. Tatsächlich zeigen Studien, dass es zwischen 64 Sekunden und 67 Sekunden dauert, um zu ihrem ursprünglichen Gedankengang zurückzukehren, nachdem sie in ihrem Posteingang angehalten haben. Wenn Sie es anrufen, damit Sie Ihr Telefon nicht ständig überprüfen müssen, können Sie bis zu einer Stunde pro Tag sparen.
8 Die Leute werden dich mögen
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Möglicherweise denken Sie, dass Ihre Kollegen und Freunde von Ihrer Abwesenheit beleidigt werden. Es ist genau das Gegenteil: Ich habe festgestellt, dass viele die automatische Antwort wirklich schätzen, da sie ein Zeichen für gute Kommunikation ist. Viele Erstempfänger senden mir auch neidisch eine E-Mail mit einer Form von: "Ich wünschte, ich hätte daran gedacht!"
9 Sie werden weniger belästigt
Shuttesrtock
Wir sind alle ein bisschen faul. Und heutzutage ist es so einfach, bestimmte Aufgaben an Kollegen zu delegieren. Kurznachricht: Oft bin ich dieser Kollege. Nun, die immer aktive automatische Antwort drückt sich gegen diesen Instinkt zurück: Anstatt auf meine Antwort zu warten, lösen diese Leute oft unabhängig voneinander, was sie brauchen.
10 Sie wissen, was wirklich dringend ist
Anstatt eine Nachricht passiv-aggressiv mit einem Ausrufezeichen zu markieren, zwingen diese Rückschläge Kollegen und Freunde, zu beweisen, wie dringend ihre Nachricht ist. Werden sie mich tatsächlich anrufen? Brennt das Büro wirklich nieder?
Ja, die Abwesenheit beseitigt alle wesentlichen Aufgaben von kinda-maybes.
11 Leute mailen dir… weniger!
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Wenn die Leute wissen, dass Sie kein E-Mail-Sklave sind, der auf jede Nachricht reagiert, wird sich Ihre Posteingangsflut auf lange Sicht zu einem Rinnsal verlangsamen. Vertrauen Sie mir: Das ist eine Tatsache.
12 Sie fühlen sich super professionell
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Ich bin selbstständig und habe keinen Assistenten. Daher behandle ich dieses OOO als die virtuelle digitale Version einer PA der alten Schule, nehme nach jeder Anfrage eine Nachricht entgegen und verspreche, sie weiterzugeben. Ich fühle mich professioneller, selbst wenn ich um 15 Uhr im Schlafanzug sitze.
13 Es hilft Ihnen bei Spam-E-Mails
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Wie jeder andere erhalte ich viele Spam-E-Mails - als Journalist, oft in Form von Pressemitteilungen. Auch hier kann meine stets aktive automatische Antwort helfen: Haben Sie keine Angst, einen abschließenden Satz wie folgt hinzuzufügen: "Wenn es sich um einen Newsletter oder einen automatisierten Spam-Dienst handelt, melden Sie sich bitte ab." Bots suchen nach diesem Wort und handeln entsprechend, ebenso wie Menschen. Es ist wie eine hausgemachte Version von Unroll.
14 Damit können Sie die Kontrolle wieder aktivieren
Ja, dieser überfüllte Posteingang ist wie ein quälender Verwandter, der nur um Aufmerksamkeit bittet. Einer Studie zufolge überprüfen wir E-Mails nur einmal pro Stunde, aber in Wahrheit ist es eher alle fünf Minuten. Eine automatische Antwort bringt mich wieder auf die Pole Position, sodass ich bestimmte Zeiten zuweisen kann, um auf Nachrichten zu antworten, die wichtig erscheinen - oder überhaupt nicht zu antworten.
15 Sie antworten nicht mehr auf jede E-Mail, die Sie erhalten
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Wenn Sie nicht im Kundenservice arbeiten, ist das Beantworten von E-Mails nicht Teil Ihrer Stellenbeschreibung. Auto-Responder bieten eine integrierte Bedenkzeit für Ihren Posteingang: Atmen Sie tief in den Atemraum ein, den Sie erhalten, und Sie werden weniger Angst haben, ein oder zwei Nachrichten einfach zu ignorieren.
16 Sie können es zu Ihrem Vorteil nutzen
Wenn Sie nachdenklich sind, kann dies ein gutes Werbetool sein: Fügen Sie einen Hotlink (wie diesen) zu dem aktuellen Projekt hinzu, das Sie beim Bounceback abgeschlossen haben, und Sie haben sich kostenlose, automatisierte PR verdient.
17 Denn was ist das Schlimmste, was passieren kann?
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In einer von Trolling geprägten Ära sind wir zimperlich geworden, wenn es um unkomplizierte, sachliche Durchsetzungskraft geht. Eine einfache Notiz mit der Aufschrift "Nehmen Sie mich mit, da mein Posteingang überlastet ist und ich mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden werde" ist erfrischend direkt.
18 Sie lernen, Ihre E-Mails für Sie arbeiten zu lassen
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Ich habe festgestellt, dass das Hinzufügen eines Satzes mit der Aufschrift "Wenn dies eine Bitte um Unterstützung oder ein Artikel ist, ich bin sehr dankbar für Ihre E-Mail; es besteht keine Notwendigkeit, nachzufragen, da ich mich auf jeden Fall bei Ihnen melden werde, wenn ich möchte." mehr chatten. " Diese vordefinierte Antwort reduziert wahrscheinlich die Anzahl der E-Mails, die Sie sogar beantworten müssen, um 20%.
19 Sie werden einzigartig sein
Nach den Reaktionen zu urteilen, die ich bekomme, tun dies nicht sehr viele Menschen.
20 Du wirst einen großen Ego-Schub bekommen
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Diese automatische Antwort telegrafiert stillschweigend an Ihre Korrespondenten: "Ich bin nur ein bisschen wichtiger als Sie."
Also mach es - und besitze es.
