Ferientage. Krankheitstage. Persönliche Tage. Ferien. Zum potenziellen Leidwesen Ihres Chefs ist dies die unvermeidliche Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Sie verbringen einige Zeit außerhalb Ihres Schreibtisches - und es ist mehr als nur eine Mittagspause. Und für die Millionen von Büroangestellten da draußen ist eines absolut wichtig für jene Tage, an denen Sie nicht an die Tastatur gekettet sind: Die Abwesenheitsnachricht.
Das Erstellen der perfekten Abwesenheitsnachricht ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Es muss professionell und dennoch sympathisch, prägnant und dennoch informativ, unverblümt und dennoch höflich sein. "Der Schlüssel liegt darin, die folgenden fünf Dinge klar zu machen", sagt Jane Scudder, zertifizierte Lebens-, Führungs- und Karrierecoachin und Professorin an der Business School der Loyola University Chicago. "Wenn Sie unterwegs sind, wenn Sie zurückkehren, wenn Sie E-Mails abrufen oder nicht, wenn Sie telefonisch erreichbar sind oder nicht, und wen Sie in Ihrer Abwesenheit kontaktieren können." Danach sagt sie: "Der Rest ist nur Stil!"
In diesem Sinne ist hier ihr empfohlenes Format, das für jede Situation geeignet ist:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin OOO von Mittwoch, 15. November bis Freitag, 17. November ohne Zugang zu E-Mail. Wenn dies dringend ist, wenden Sie sich bitte an. Andernfalls werde ich bei meiner Rückkehr auf alle Nachrichten antworten .
Wie Sie sehen können, müssen Sie nicht sagen, warum Sie unterwegs sind. Das geht niemanden etwas an, außer Ihnen und je nach den Umständen Ihrem Chef. Scudder wird auch sicher bemerken, dass die Angabe der Verfügbarkeit Ihres Telefons oder Ihrer E-Mail ebenfalls optional ist, es jedoch in Ordnung ist, "anzuzeigen, dass Sie zeitweise nachsehen". Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass es sich um "alle Nachrichten" und nicht um "Ihre Nachricht" handelt. Während es möglicherweise verlockend ist, Ihre Abwesenheitsnachricht zu personalisieren, erinnert die Verwendung von "Alle Nachrichten" den Empfänger auf subtile Weise daran, dass Sie eine Menge E-Mails analysieren - es kann eine Weile dauern, bis Sie antworten.
Zum Schluss noch ein Hinweis zu den Daten. Es gibt einige umgangssprachliche Meinungsverschiedenheiten darüber, was der Datumsbereich in Ihrer Nachricht bedeutet: Zeigt das zweite Datum an, dass Sie an diesem Tag zurückkehren oder dass es der letzte Tag ist, an dem Sie nicht da sind? In dieser Hinsicht ist Scudder fest: Es zeigt den letzten Tag an, an dem Sie unterwegs sind.
Ein paar zusätzliche Regeln, die Sie beachten sollten: Wenn Ihre Freizeit ein Wochenende umfasst und Sie als erstes am Montag wieder am Start sind, müssen Sie den vorhergehenden Sonntag nicht in Ihrer Abwesenheitsnachricht auflisten. Die meisten Leute arbeiten nicht am Wochenende, also ist der Freitag vorher in Ordnung. Wenn Sie jedoch an einem Tag später in der Woche wiederkommen, sollten Sie das Wochenende wie folgt in Ihren Zeitbereich aufnehmen: von Mittwoch, 15. November, bis Dienstag, 21. November .
Nachdem Sie das Verfassen einer Abwesenheitsnachricht beherrschen, lesen Sie, warum Sie in Betracht ziehen sollten, sie ständig eingeschaltet zu lassen - von jemandem, der seine Nachricht dauerhaft eingeschaltet lässt.
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Ari Notis Ari ist ein leitender Redakteur, der sich auf Nachrichten und Kultur spezialisiert hat.