Von all den Dingen, die im Leben lächerlich viel Stress verursachen, ist E-Mail definitiv ein großes Problem. Und wenn man bedenkt, dass eine Studie ergab, dass 28 Prozent der durchschnittlichen Arbeitswoche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbracht werden, lohnt es sich auf jeden Fall, herauszufinden, wie man besser damit umgehen kann. Egal, ob es spätabendliche E-Mails Ihres Chefs sind, die Sie an die Wand treiben, oder nur die schiere Menge an E-Mails, die Ihren Posteingang im Allgemeinen verstopfen - hier sind 27 Möglichkeiten, wie Sie sofort ein stressfreier E-Mail-Benutzer werden können. Weitere Möglichkeiten, diese Kunst zu meistern, sind uns alle täglich verpflichtet. Weitere Informationen finden Sie in den 17 Genius Email Hacks, die Ihr Leben verbessern werden.
1 Abbestellen. Abmelden. Abmelden.
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Sie erhalten bereits eine Menge E-Mails von Personen, die Sie kennen, sodass alle E-Mails, die aus Geschäften, Online-Veröffentlichungen und anderen zufälligen Orten eingehen, Ihren Posteingang nur noch mehr überladen. Gehen Sie durch und melden Sie sich von den Orten ab, die Sie nicht interessieren. Und wenn es zu viele gibt, um sie möglicherweise alleine zu erledigen, verwenden Sie einen Dienst wie Unroll.me, mit dem Sie Ihren Posteingang innerhalb von Minuten von Hunderten stressiger Abonnements befreien können.
2 Bleiben Sie im Urlaub offline.
Urlaub bedeutet, dass Sie keine einzige Anfrage von Ihnen hören müssen, auch nicht in E-Mail-Form. Warum überprüfen Sie in Ihrer Freizeit immer noch? Schalten Sie in der Sekunde, in der Sie zu Ihrer Reise aufbrechen, eine Abwesenheitsnachricht für jeden ein, der Ihnen etwas zusendet - und trauen Sie sich nicht , einzuchecken. Sicher, Manager sind nicht gerade die Besten, wenn es darum geht, ihren Mitarbeitern eine persönliche Note zu geben Platz, wenn sie außerhalb der Uhr sind, aber Sie haben das Recht, Ihren Urlaub per E-Mail und stressfrei zu genießen. Digitale Entgiftung, hier kommen Sie. Weitere erstaunliche Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails optimal nutzen können, finden Sie in den 15 Möglichkeiten, wie Sie falsche E-Mails schreiben.
3 Gehen Sie Stift und Papier.
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Manchmal bedeutet ein stressfreier E-Mail-Benutzer, sich von der Technik zu entfernen und sich guten alten Stift und Papier zu schnappen. Laut Untersuchungen der Harvard Business School kann das Aufschreiben einer "Antwortliste" der eingehenden E-Mails, die Sie adressieren müssen, Ihnen helfen, diese effektiver zu bearbeiten. Wenn Sie Ihre Liste erstellt haben, antworten Sie auf das, worauf tatsächlich geantwortet werden muss, und vergessen Sie den Rest.
4 Verwenden Sie die Funktion "Intelligente Antwort" von Google Mail.
5 Beschränken Sie Ihre E-Mail auf ein Gerät.
Heutzutage haben Sie überall Zugriff auf Ihre E-Mails: Ihren Laptop, Ihr Telefon, Ihr Tablet und Ihre Smartwatch (wenn Sie eine davon haben). Ja, das sind viele Benachrichtigungen. Eine Umfrage des Future Work Centers ergab, dass diejenigen, die E-Mails auf ihren Geräten erhalten haben, einen höheren Stress haben - es sind einfach zu viele Daten, als dass eine Person damit umgehen und trotzdem gesund bleiben könnte. Versuchen Sie stattdessen, Ihre E-Mails nur auf einem Gerät zu überprüfen, nicht auf allen. Verpassen Sie nicht die 15 Cold Open Business-E-Mails, die Sie von anderen abheben.
6 Überprüfen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten.
7 Und überprüfen Sie es auf keinen Fall morgens oder abends.
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Dank der Technologie können Menschen rund um die Uhr arbeiten, wenn sie möchten: Sie müssen wirklich nie abschalten. Es ist auf jeden Fall eine gute Sache, Teile Ihres Tages frei von E-Mails zu halten. Laut den Mitarbeitern des Future Work Centers haben die Umfrageteilnehmer angegeben, dass das Überprüfen ihrer Nachrichten am Morgen oder später in der Nacht ihren Stress erhöht hat. Und wie kann es nicht? Sie sehen Dinge, die nur zu mehr Druck von Ihrem Chef, Ihren Bekannten und allen anderen in Ihrem Leben führen. Wenn Sie das Gerät ausschalten, haben Sie endlich die Möglichkeit, neue Energie zu tanken.
8 Füllen Sie zuletzt das Feld "bis" aus.
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Wie oft haben Sie eine E-Mail gesendet, bevor Sie bereit waren, sie zu senden? Oder haben Sie festgestellt, dass Sie nach dem Tippen auf diesen Knopf einen Fehler gemacht haben? Wie jeder bezeugen kann, ist es kein gutes Gefühl. Google Mail verfügt über eine Funktion zum Rückgängigmachen, mit der Sie E-Mails für kurze Zeit "abmelden" können. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, Pannen zu vermeiden. Lassen Sie das Feld "An" leer, bis Ihre E-Mail Korrektur gelesen und einsatzbereit ist. Wenn Sie zum Senden bereit sind, können Sie den Namen des Empfängers eingeben und Ihre E-Mail versenden, ohne dass etwas schief geht.
9 Lassen Sie Ihre E-Mail nicht den ganzen Tag offen.
Wenn Sie der Typ sind, der immer seine E-Mails geöffnet hat und ständig von meinen eingehenden Nachrichten abgelenkt wird, beenden Sie diese Angewohnheit sofort. Laut Umfragedaten des Future Work Centers waren diejenigen, die den ganzen Tag ihre E-Mails ansehen, stärkerem Druck durch diese E-Mails ausgesetzt. Halten Sie Ihre Check-ins auf ein Minimum, um Ihren Stress abzubauen.
10 Durchsuchen Sie Ihren Posteingang der Reihe nach.
Es ist üblich, in Ihrem Posteingang nach den E-Mails mit der höchsten Priorität zu suchen, auf die zuerst geantwortet werden kann. Laut dem Autor Brian Christian wird dies jedoch nur eine enorme Zeitverschwendung bedeuten. Stattdessen sagt er, er soll oben anfangen und sich dann nach unten arbeiten, um zu entscheiden, was beantwortet werden muss und was nicht, bis Sie den ganzen Weg durch sind.
11 Stellen Sie einen harten Anschlag ein.
Wenn Sie sagen, dass Sie nachts Ihre E-Mails nicht abrufen, funktioniert dies möglicherweise , aber Sie wissen, was noch besser funktioniert? Wenn Sie eine tatsächliche Abschaltzeit festlegen, dürfen Sie Ihren Posteingang nicht mehr durchsuchen. Anstatt die Regel so offen zu lassen, macht es einen großen Unterschied in Ihrem Stresslevel, einen genauen Moment zu haben, um herunterzufahren und Ihren Abend ohne E-Mails zu genießen. Weitere Möglichkeiten zum Entkleiden und De-Tech-Lernen finden Sie in den 20 genialen Möglichkeiten, die Zeit ohne Smartphone zu töten.
12 Benachrichtigungen zum Schweigen bringen.
Unabhängig davon, wie oft Sie Ihre E-Mails im Laufe des Tages abrufen möchten, sollten Sie diese Benachrichtigungen niemals verwenden. Seien wir ehrlich: Wenn diese Pings auftauchen, werden Sie zweifellos immer noch gestresst. Wenn Sie sie einfach ausschalten und Ihren Desktop und Ihr Telefon etwas leiser halten, macht dies den Unterschied für Ihr Wohlbefinden aus.
13 Halten Sie Ihren Posteingang sauber und organisiert.
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So wie Sie Ihren Arbeitsbereich sauber halten möchten, möchten Sie auch Ihren Posteingang aufgeräumt halten. Laut Untersuchungen der University of Michigan besteht eine Möglichkeit, mit E-Mail-Stress umzugehen, darin, einige der internen Organisatoren zu nutzen, die Ihnen in Ihrem Posteingang zur Verfügung stehen. Erstellen Sie Ordner, um Ihre E-Mails nach Kategorie zu organisieren, kennzeichnen und priorisieren Sie Ihre E-Mails und richten Sie Filter ein, um E-Mails zu organisieren, sobald sie in Ihren Posteingang gelangen.
14 Lesen Sie am Wochenende keine E-Mails.
Wenn Sie vielleicht nicht das Gefühl haben, über das Wochenende zu arbeiten, wenn Sie nur die eingehenden E-Mails im Auge behalten, können Sie sich auf diese Weise nicht wirklich abschalten und für die kommende Woche neue Energie tanken. Wenn die Versuchung immer da ist, löschen Sie einfach Ihre Google Mail-App am Freitag nach der Arbeit von Ihrem Telefon und setzen Sie sie am Montag wieder ein. (Verzweifelte Zeiten erfordern verzweifelte Maßnahmen.) Oder richten Sie einen Dienst ein, der Ihren Posteingang pausiert.
15 Halten Sie Ihren Posteingang an.
Verwenden Sie zum Anhalten Ihres Posteingangs ein Tool wie Posteingangspause, das sowohl für Google Mail als auch für Outlook funktioniert. Grundsätzlich wird verhindert, dass neue E-Mails eingehen, bis Sie sie erneut zulassen. Ob es tagsüber ist, wenn Sie versuchen, Ihre Wochenenden zu genießen, es wird Ihnen sicherlich etwas Ruhe geben.
16 Nutzen Sie die von E-Mails organisierten Dienste.
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Wenn Sie sich beim Betrachten Ihres Posteingangs aufgrund der Hunderte ungeöffneter E-Mails, die Sie noch nicht durchlaufen haben, überfordert fühlen, verwenden Sie einen Dienst wie Sane Box. Es hilft Ihnen dabei, Ihren Posteingang aufzuräumen und zu organisieren, was sich dort befindet, wichtige E-Mails dort abzulegen, wo Sie sie sehen können, ablenkende E-Mails an einen Ordner zu senden, den Sie später anzeigen können, und Newsletter und Abonnements an einem Ort abzulegen. Im Grunde wird es Ihre stressbekämpfende BFF. Weitere Möglichkeiten, wie Sie unter die Tech-Stress-Waffe kommen können, finden Sie in den 20 Möglichkeiten, wie Social Media uns herausfordert.
17 Sortieren Sie Ihren Posteingang über die App.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu organisieren, ist Sortd, mit dem Sie alles nebeneinander anordnen können. Mit Ihrem Posteingang auf der linken Seite und Kategorielisten auf der rechten Seite können Sie E-Mails in verschiedene anpassbare Abschnitte ziehen - z. B. "Zu erledigen" und "Fertig stellen" -, um ein weniger stressiges Bild in Ihrem Posteingang zu erhalten.
18 Schlafen Sie nicht auf BCC.
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Wurden Sie jemals in einem Netz von E-Mails gefangen, mit denen Sie absolut nichts zu tun haben wollten? Manchmal, wenn Sie eine Einführung zwischen zwei Personen machen, landen Sie ein Leben lang in deren Faden und bekommen immer wieder Pings über Dinge, die für Sie überhaupt nicht zutreffen. Wenn Sie jemals zu den Leuten im Hin und Her gehören, sparen Sie dem dritten Rad etwas Stress und verschieben Sie sie nach der Einführung zu BCC - der "blinden Kopie". Und wenn Sie derjenige sind, der in den Wahnsinn verwickelt ist, fragen Sie, ob die anderen Personen in der Gruppe Sie zu BCC hinzufügen können, um Sie aus dem Verkehr zu ziehen.
19 Sprechen Sie mit Ihrem Chef.
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Wenn Sie nicht wissen, welche Erwartungen Ihr Chef an das Beantworten von E-Mails nach Stunden hat, können Sie sich mit ihm darüber unterhalten, wonach er in den Antwortzeiten sucht, sagen Forscher der Michigan State University. Hoffentlich legen sie Wert auf Work-Life-Balance und erwarten nicht, dass Sie spät abends oder am Wochenende zu ihnen zurückkehren, damit Sie sich in Ihrer Freizeit vollkommen entspannen können. Und wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Convo schwimmend läuft, bereiten Sie sich vor, indem Sie die 15 Zeichen, die Ihr Chef ein Psychopath ist, einlösen.
20 Machen Sie einen "E-Mail-Urlaub".
Manchmal kann es sehr schwierig sein, Dinge zu erledigen, wenn Sie nur wissen, dass Ihre E-Mail dort ist und darauf wartet, dass Sie sie durchsuchen. Wenn Sie ununterbrochen Zeit benötigen, um an einem Projekt zu arbeiten, teilen Sie Ihrem Team mit, dass Sie einen E-Mail-Urlaub machen. Trennen Sie den halben Tag, um sich zu konzentrieren und Ihre Arbeit zu erledigen. Schlagen Sie Forscher der University of Michigan vor.
21 Halten Sie die Dinge nach Frist organisiert.
22 Verwenden Sie die 3-Sekunden-Regel
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Nein, diese Regel hat nichts mit Essen zu tun, das auf den Boden gefallen ist. Laut John M. Grohol, Psy.D., verschwenden die Leute viel Zeit damit, herauszufinden, was mit bestimmten E-Mails zu tun ist. Stattdessen sollte dieser Vorgang nicht länger als drei Sekunden dauern. Um Ihren Stress gering zu halten, entscheiden Sie schnell, ob Sie eine E-Mail für später beantworten, löschen, archivieren oder speichern möchten. Es mag wie eine überstürzte Entscheidung erscheinen, aber es wird Ihnen helfen, Ihren Posteingang viel schneller zu durchsuchen.
23 Verwenden Sie die Zeitplanfunktion.
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Manchmal, wenn etwas nicht dringend ist, haben Sie keine Lust, sofort hin und her zu mailen. Befreien Sie sich stattdessen von Stress, indem Sie ihn aufschreiben und einige Tage später versenden. Empfehlen Sie Leute von der Harvard Business School. Auf diese Weise bekommen Sie es von Ihrer Brust, aber Sie haben noch einige Zeit, bevor Sie sich wieder damit befassen müssen.
24 Ändern Sie "ungelesene" E-Mails in "Lesen" in großen Mengen
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Sobald Sie eine bestimmte Anzahl ungelesener E-Mails erreicht haben, gibt es kein Zurück mehr: Sie werden nie mehr durch alle gehen, und ehrlich gesagt haben Sie wahrscheinlich bereits diejenigen angesprochen, die sowieso sehr wichtig waren. Um den Stress zu verringern, der durch das tägliche Auftauchen von "3.478 ungelesenen E-Mails" entsteht, ändern Sie diese so, dass sie in großen Mengen gelesen werden. Jedes E-Mail-System ist anders, aber der Vorgang ist im Allgemeinen ziemlich einfach. (Sie können sie auch in großen Mengen löschen, aber das könnte noch stressiger sein, wenn Sie wissen, dass sie einfach… weg sind.)
25 Behalten Sie eine beruflich-persönliche Kluft bei.
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Es ist schwierig, die Dinge klar zu halten, wenn Sie Ihre geschäftlichen und persönlichen E-Mails an einem Ort haben. Laut der Produktivitätsexpertin Paula Rizzo sollten Sie deshalb alles daran setzen, sie getrennt zu halten. "Auf diese Weise sind Sie in unterschiedlichen Denkweisen, wenn Sie die einzelnen E-Mails durchsehen. Dies erleichtert die Verwaltung, wenn Sie die Arten von E-Mails kennen, die Sie sehen, bevor Sie Ihren Posteingang öffnen. Dies erleichtert auch die Priorisierung erheblich.", " Sie sagt.
26 Sie können bestimmte E-Mails ignorieren.
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Es mag beängstigend sein, E-Mails zu ignorieren, aber ob Sie es glauben oder nicht, nicht alles muss beantwortet werden. Wenn Sie es von Forschern der Harvard Business School nehmen, ist es eine einfache Möglichkeit, Stress abzubauen: Wenn etwas so wichtig ist, wird es wieder auftauchen.
27 Beheben Sie keine Konflikte über E-Mails.
Es per E-Mail zu duellieren mag viel besser klingen als von Angesicht zu Angesicht, aber es endet nie gut. Laut Untersuchungen der University of Michigan ist es eine schlechte Idee, Konflikte in Ihrem Posteingang zu lösen, und führt am Ende nur zu mehr Stress. Treffen Sie sich stattdessen entweder persönlich oder rufen Sie sie an, um die Dinge effektiver zu erledigen. Lernen Sie die 60 besten 60-Sekunden-Produktivitäts-Hacks, um mehr über das Büro zu erfahren.
