Wenn es um E-Mails geht, denken Sie vielleicht, Sie wissen alles, was Sie wissen müssen. Laut dem Technologiemarktforschungsunternehmen The Radicati Group senden und empfangen die meisten von uns durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag . Aber obwohl Sie wahrscheinlich einen erheblichen Teil jedes Tages in Ihrem Posteingang verbringen, könnten Sie wahrscheinlich noch ein oder zwei Dinge lernen. Tatsächlich gibt es eine Menge E-Mail-Etikette-Regeln, die sich Ihnen und vielen anderen Personen in Ihrer Kontaktliste regelmäßig entziehen. Möchten Sie sicher sein, dass Sie elektronisch höflich sind? Hier sind die 17 goldenen Regeln für E-Mails, die Sie wahrscheinlich nicht kannten, aber wissen müssen.
1 Antworten Sie in dem Moment, in dem Sie eine E-Mail erhalten, auch wenn Sie mehr Zeit benötigen.
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Niemand freut sich, Wochen nach dem Versand eine Antwort auf eine E-Mail zu erhalten. Eine Umfrage des Beratungsunternehmens Toister Performance Solutions aus dem Jahr 2018 ergab, dass 41 Prozent der Befragten in weniger als einer Stunde eine E-Mail-Antwort von ihren Mitarbeitern erwarteten. (Beginnen Sie jetzt mit der Erstellung von Entschuldigungsnotizen an Ihre Buchhaltungsabteilung!)
In einigen E-Mail-Antworten müssen Sie natürlich Ihre Gedanken durchkauen und eine gemessene Nachricht verfassen. In diesen Fällen ist die Lösung einfach: Antworten Sie innerhalb von Minuten, um dem Absender mitzuteilen, dass Sie die Nachricht erhalten haben, benötigen Sie jedoch etwas mehr Zeit, um die Probleme zu lösen. Auf diese Weise wissen sie, dass Sie ihre E-Mails berücksichtigt haben und ignorieren sie nicht einfach.
2 Verwenden Sie "Allen antworten" mit Vorsicht.
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Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen den Optionen "Antworten" und "Allen antworten". Und doch merken viele E-Mail-Benutzer das leider nicht. Wenn Sie einer von ihnen sind, wissen Sie, dass bei der Auswahl des letzteren jeder Empfänger, der in der ursprünglichen Nachricht CC-fähig war, Ihre Antwort erhält - und häufig müssen Sie nicht alle Posteingänge überfluten.
Diese unnötigen Massenbotschaften sind eine solche Geißel, dass es einen umgangssprachlichen Begriff gibt, der sie beschreibt: "Allpocalypse antworten". Wenn Sie das nächste Mal auf eine Massen-E-Mail antworten, überlegen Sie, wer Ihre Antwort wirklich lesen muss: das gesamte Unternehmen oder nur der ursprüngliche Absender?
3 Wenn Sie eine Antwort von jemandem wünschen, CC ihn nicht.
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Wenn Sie jemanden in einer E-Mail mit einem CC versehen - was bedeutet, dass Sie ihn "kopieren" - bedeutet dies normalerweise, dass Sie ihn in die Konversation einbeziehen möchten, aber nicht unbedingt nach einer Antwort von ihm suchen. Und wie die Schulungsprofi Dannielle Walz warnt, kann der Missbrauch der CC-Option zu Kommunikationsproblemen führen.
"Indem Sie Ihre Kollegen in viele E-Mails einbinden, sehen sie Ihre E-Mails möglicherweise nicht mehr als wichtig an und legen sie direkt in einem 'Referenzordner' oder 'später lesen' ab", schrieb sie in einem LinkedIn-Beitrag. "Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen in Zukunft übersehen werden."
Wenn Sie also eine Antwort von jemandem erwarten, geben Sie dessen E-Mail-Adresse in das Feld "An" ein und verwenden Sie die Funktion "CC" sparsam.
4 Verstehen Sie, wann und wann Sie BCC nicht verwenden sollten.
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Das BCC-Feld ist noch komplizierter und entzieht sich ständig selbst den erfahrensten E-Mail-Benutzern. Aber lassen Sie es uns zusammenfassen: BCC steht für "Blind Carbon Copy". Obwohl es CC-ing ähnelt, zeigt BCC-ing die E-Mail dieser Person nicht an andere Empfänger an, was bedeutet, dass niemand in der Kette Sie sehen wird schloss sie ein.
Wann ist es in Ordnung, BCC zu verwenden? Das Magazin Hillel Fuld of Inc. sagt, es sei ausschließlich für Massen-E-Mails gedacht oder wenn jemand Sie per E-Mail jemand anderem vorstellt.
"In jedem anderen Fall sind Sie unehrlich, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden und jemand anderem BCC - ob es Ihnen gefällt oder nicht", bemerkt Fuld. "Sie senden Person X eine E-Mail, ohne dass sie es wissen, und lassen Person Y Ihre Konversation belauschen. Person X hat keine Ahnung, dass jemand anderes diese E-Mail liest, obwohl Sie sie in Wirklichkeit auch heimlich an eine andere Person gesendet haben."
5 Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam.
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Es ist einfach, hier und da ein Ausrufezeichen in Ihre E-Mails zu setzen, aber versuchen Sie, es sich nicht zur Gewohnheit zu machen. Während sie in der Vergangenheit verwendet wurden, um Erregung anzuzeigen, können Ausrufezeichen in einer E-Mail leicht mit Phoniness oder passiver Aggressivität verwechselt werden.
"Die Verwendung des unnötigen Ausrufezeichens in E-Mails kann die zugrunde liegende Bedeutung Ihres Textes leicht zerstören", erklärt Anna Verasai in HR Digest . "Verwenden Sie es nur, wenn Sie etwas Wichtiges hervorheben müssen. Überlegen Sie, wie Ihr Leser die Nachricht interpretieren könnte, wenn er sie liest."
6 Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Humor.
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Jeder liebt ab und zu einen guten Witz, aber da der Ton falsch interpretiert werden kann, wenn er nicht persönlich korrespondiert, ist es am besten, die Witze aus Ihren E-Mails herauszulassen. "Reservieren Sie den Humor für einen Anruf oder persönlich", schrieb David Silverman, Professor für Wirtschaftsschreiben, in der Harvard Business Review . "Auf diese Weise könnte ich sagen, wenn am anderen Ende der Leitung oder auf der anderen Seite des Konferenztisches fassungslose Stille herrscht: 'Ich denke, Sie werden vielleicht nicht erkennen, wie lustig ich mich selbst finde, und angesichts dessen auch ich glaube, ich werde jetzt aufhören. '"
Aber im Ernst: Eine zentrale Studie aus dem Jahr 2005, die im Journal of Personality and Social Psychology veröffentlicht wurde, ergab, dass die Absender zwar voraussagten, dass ihre Empfänger ihren Ton in 80 Prozent der Fälle genau entschlüsseln konnten, die Empfänger jedoch tatsächlich nur 56 Prozent des Tons genau lesen konnten Zeit.
7 Überspringen Sie den Slang.
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Mit dem Aufkommen von Instant Messaging werden verkürzte Formen der englischen Sprache immer häufiger verwendet - wie "u" für "Sie" oder "wollen" anstelle von "wollen". Aber genau wie Humor bei E-Mails nicht oft anhält, ist Slang ein ähnliches No-Go. Einer OnePoll-Umfrage zufolge hielten 37 Prozent der Befragten die Verwendung von Slang am Arbeitsplatz für inakzeptabel, und 55 Prozent gaben an, das "lol" zu überspringen, wenn es darum geht, Ihrem Chef eine E-Mail zu senden.
8 Achten Sie auf die Betreffzeile.
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Betreffzeilen sind einfach, aber notwendig. Und da ein Großteil der E-Mails auf Mobilgeräten gelesen wird - 55 Prozent laut Return Path, einem Unternehmen für E-Mail-Zustellbarkeit -, ist es wichtig, sie festzunageln. Kurze, prägnante und direkte Betreffzeilen sind am besten. Der Zweck Ihrer E-Mail sollte klar angegeben sein und Sie sollten ihn auf maximal fünf Wörter beschränken, da mobile Geräte danach alle Wörter abschneiden.
9 Fügen Sie eine Unterschrift hinzu.
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Haben Sie jemals eine E-Mail von jemandem erhalten und sich gefragt: "Von wem ist das?" Obwohl die Adresse des Absenders Ihnen einige Hinweise geben kann, wer sie sind, reicht dies manchmal nicht aus. Eine Unterschrift am Ende Ihrer E-Mail kann den Empfänger sofort darüber informieren, wer Sie sind, was Sie tun und wie er Sie weiter kontaktieren kann.
Die Mitarbeiter der integrierten Marketingagentur Ocreative sagen, dass ein E-Mail-Signaturfeld "so ist, als würde man einer Person jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, eine Visitenkarte geben". Wenn Sie noch keine haben, fügen Sie eine Signatur hinzu, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Website und ein Geschäftslogo enthält.
10 Denken Sie daran, zu küssen (halten Sie es kurz und einfach).
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Die KISS-Methode wurde den meisten von uns in der Grundschule beigebracht, aber das bedeutet nicht, dass sie später im Leben weniger notwendig ist. Boomerang, eine E-Mail-Produktivitäts-App, untersuchte die wichtigsten Methoden, um mehr E-Mail-Antworten zu erhalten. Ihr größter Imbiss? Schreiben Sie am besten so, als wären Sie acht Jahre alt.
Ihre Untersuchungen ergaben, dass E-Mails, die in einer Lesestufe der dritten Klasse geschrieben wurden, mit 36 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit beantwortet wurden als solche, die in einer Lesestufe des Colleges geschrieben wurden.
11 Machen Sie auf die Anhänge aufmerksam.
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Anhänge sind manchmal ein notwendiger Bestandteil des E-Mail-Prozesses, aber Sie sollten genau wissen, wie Sie sie verwenden, bevor Sie sie mit Abbruch anhängen. In langen E-Mail-Ketten können sie manchmal unbemerkt bleiben oder übersehen werden, und unerwartete Anhänge bleiben in der Regel auch ungeöffnet, da die Empfänger vor elektronischen Viren vorsichtig sind.
Die beste Lösung besteht darin, Ihre Anhänge im Text Ihrer E-Mail aufzurufen. Grammatik sagt, dass der beste Weg, den Empfänger über Anhänge zu benachrichtigen, darin besteht, am Ende Ihrer E-Mail eine Nachricht einzufügen, die etwas in der Art von "Ich habe angehängt" oder "Weitere Informationen finden Sie im Anhang" enthält.
12 Standardisieren Sie Ihre Schriftart.
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Während das Herumspielen mit Schriftstilen und Farben Spaß machen kann, gibt es in der Berufswelt keinen Platz für leuchtend rosa Comic Sans. Wie sich herausstellt, ist die Verwendung von Schriftarten für die digitale Kommunikation äußerst wichtig, so Colin Wheildon, Autor von Type & Layout: Kommunizieren Sie oder machen Sie nur hübsche Formen? "Es ist möglich, drei Viertel unserer Leser einfach durch die Wahl des falschen Typs wegzublasen", sagte er gegenüber American Writers & Artists.
An welche Schriftarten sollten Sie sich bei E-Mails halten? MageMail empfiehlt Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS oder Arial.
13 Alles Korrektur lesen.
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Wenn Sie eine E-Mail schreiben, werden Sie wahrscheinlich einen Fehler machen. Immerhin bist du nur ein Mensch. Fehler werden jedoch bei geschäftlichen E-Mails nicht oft übersehen. In einer Grammatikumfrage unter fast 2.000 Befragten gaben 67 Prozent an, dass es nicht in Ordnung sei, Tippfehler in E-Mails zu machen, während nur 6 Prozent dies für einen akzeptablen Fehler hielten.
14 Geben Sie zuletzt die E-Mail-Adresse ein.
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Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine E-Mail senden, bevor sie fertig ist oder bevor Tippfehler beseitigt wurden? Warten Sie, bis alles in Topform ist, bevor Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Wie Sie wissen, ist es am einfachsten, E-Mail-Fehler zu machen Wege, um den falschen Eindruck zu hinterlassen.
"Es geht nicht nur um Professionalität", sagte Karen Kessler, Präsidentin von Evergreen Partners, gegenüber Forbes . "Es geht um den Ruf des Mitarbeiters und des Unternehmens oder der Organisation. Wir haben gesehen, dass schlechte E-Mail-Entscheidungen negative Konsequenzen für den Mitarbeiter haben - Entlassung - und auch für das Unternehmen - Rechtsstreitigkeiten."
15 Überprüfen Sie den Namen Ihres Empfängers dreimal.
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Ein großer Fehler, den Sie vermeiden sollten, ist die falsche Schreibweise des Empfängernamens. Überprüfen Sie dies daher dreimal, bevor Sie auf Senden klicken. Viele Leute sehen die falsche Schreibweise eines Namens als faul und rücksichtslos an, insbesondere wenn die korrekte Schreibweise in der E-Mail-Adresse steht. Was sollten Sie tun, wenn Sie diesen Fehler versehentlich machen? Kathryn Shanley, Inhaberin von My Red Pen Editing, sagt, eine sofortige Entschuldigung sei der Schlüssel zur Wahrung Ihrer Glaubwürdigkeit.
16 Verwenden Sie für professionelle Geschäfte eine professionelle E-Mail-Adresse.
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Während eine persönliche E-Mail-Adresse in Ordnung ist, wenn Sie mit Freunden oder der Familie korrespondieren, halten Sie sie aus dem professionellen Geschäftsbereich heraus. Dies ist besonders wichtig in einer Verbraucher-Verkäufer-Situation. Eine GoDaddy-Umfrage 2016 unter 1.000 Amerikanern ergab, dass 75 Prozent der Meinung sind, dass eine professionelle E-Mail ein wichtiger Faktor für das Vertrauen in ein Online-Geschäft ist, und 33 Prozent würden die Legitimität eines Verkäufers bezweifeln, wenn sie eine persönliche E-Mail-Adresse verwenden.
"Man vergisst nie einen ersten Eindruck, weder im realen Leben noch online", sagte Steven Aldrich, Chief Product Officer von GoDaddy, in einer Erklärung. "Oft findet Ihre erste direkte Interaktion mit einem Kunden per E-Mail statt. Daher ist es äußerst wichtig, in diesem Zusammenhang professionell auszusehen."
17 Denken Sie daran, dass alles geteilt werden kann.
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Unabhängig davon, ob es sich um eine Weiterleitung, ein BCC oder ein einfaches Flashen Ihres Telefons handelt, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass alles, was Sie in eine E-Mail schreiben, von einer anderen Person als dem beabsichtigten Empfänger gesehen werden kann. Daher sollte Ihre gesamte E-Kommunikation professionell und risikofrei sein. Schließlich können E-Mails sogar vor Gericht zulässig sein. Senden Sie daher am besten niemals etwas, das später gegen Sie verwendet werden könnte. Weitere Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitslebens finden Sie in den 25 Genius-Tricks für intelligentes und nicht härteres Arbeiten.
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Kali Coleman Kali ist Redaktionsassistent bei Best Life.