Sechs-Punkt-Drei. So viele Stunden verbringen die Amerikaner laut einer kürzlich vom Technologiegiganten Adobe in Auftrag gegebenen Studie durchschnittlich damit, jeden Tag auf E-Mails zu antworten. Anders ausgedrückt: Sie verbringen ein ganzes Drittel Ihres Wachlebens in Ihrem Posteingang und antworten auf Nachrichtenthreads, die offen gesagt in einem fünfminütigen IRL-Chat gehasht werden könnten. Etwas muss geben.
Zum Glück ist es in vielen Fällen so einfach, etwas zu geben, wie einen Knopf zu drücken. Durch die Implementierung einer Reihe bewährter Taktiken können Sie Ihre Stunden für E-Mails auf Null reduzieren. Denken Sie nur: Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie einen Anhang nie wieder manuell herunterladen müssten? Oder was wäre, wenn Sie eine hastig gesendete E-Mail aus dem Äther zurückziehen könnten, um Zeit (und Panik!) Zu sparen, die Sie für die Erstellung einer E-Mail mit dem Titel "Es tut mir so leid, ich wollte diese nicht senden" aufgewendet haben?
Ja, all dieses Internet-Jujitsu ist möglich. Wir haben die 17 besten zeitsparenden, lebensverbessernden und die Effizienz steigernden E-Mail-Hacks unten zusammengestellt. Lesen Sie also weiter, denn dieser schicksalhafte Posteingang Null wartet auf Sie. Verpassen Sie nicht 15 Cold Open Business-E-Mails, die Sie von anderen abheben, um Ihre 6, 3 Stunden optimal zu nutzen.
1 Massiv abbestellen.
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Es ist eine gute Wette, dass Ihr Posteingang während der Endrunde so voll ist wie ein Seniorenheim. Es ist auch eine gute Wette, dass der größte Teil dieser Unordnung auf tägliche oder wöchentliche E-Mails von Einzelhändlern, Organisationen und anderen Newslettern zurückzuführen ist, für die Sie sich im Laufe der Jahre möglicherweise angemeldet haben. Mit Unroll.me können Sie alle Listen aufspüren, auf denen Sie sich möglicherweise befinden, und sich von allen Listen abmelden, von denen Sie keine Informationen mehr erhalten möchten. Tatsächlich konnte ein Best Life- Editor Unroll.me verwenden, um satte 135 Abonnements zu ermitteln. Wie viele wirst du auftauchen? Und auf wie viele könnten Sie verzichten?
2 Aktivieren Sie die Tastaturkürzel.
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Wir alle kennen die grundlegenden Tastaturkürzel. (Befehl- A : Alle auswählen. Befehl- C : Kopieren. Befehl- P : Einfügen. Usw.) Google Mail-Benutzer können jedoch erweiterte Verknüpfungen aktivieren. Gehen Sie zunächst zu den Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein. Ungefähr in der Mitte sehen Sie eine Option für Tastaturkürzel, die standardmäßig deaktiviert ist. Wenn Sie es einschalten, erhalten Sie Zugriff auf diese einfachen Tastenanschläge:
- C : Starten Sie eine neue Nachricht
- Umschalt- C : Starten Sie eine neue Nachricht in einem neuen Fenster
- D : Starten Sie eine neue Nachricht in einem neuen Tab
- F : Nachricht weiterleiten
- #: Nachricht löschen
- Umschalt- I : Markieren Sie eine Nachricht als gelesen
- Umschalt- U : Markieren Sie eine Nachricht als ungelesen
- Befehl S : Speichern Sie eine Nachricht
3 Und automatisieren Sie sie dann.
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Wenn Sie Probleme haben, sich dieses Kompendium mit Tastaturkürzeln zu merken, erinnert Sie Keyrocket, ein Google Chrome-Plug-In, während der Eingabe daran. (Natürlich nicht-invasiv.) Wenn Sie mehr Möglichkeiten haben, eine Produktivitätsmaschine zu werden, lernen Sie die 15 Möglichkeiten, Ihre Produktivität in der Hälfte der Zeit zu verdoppeln.
4 Verwenden Sie Hashtags.
Ja, wirklich, das Signatur-Organisationstool von Social Media funktioniert auch für E-Mails. Fügen Sie am Ende Ihrer Signatur ein oder zwei Hashtags ein - den Teil der E-Mail, der normalerweise abgeschnitten ist, damit die Empfänger Ihr "#workhardplayhard" -Tag nicht sehen oder beurteilen können -, um die Suche zu vereinfachen. Geben Sie einfach den Hashtag in das Suchfeld oben in Ihrem Posteingang ein und Sie werden jede damit codierte E-Mail auftauchen lassen.
5 Aktivieren Sie die Option "Nicht senden".
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Wir waren alle da: Sie entwerfen eine E-Mail, senden sie in den Äther und stellen sofort fest, oh nein, diese Nachricht war nicht bereit zum Senden. Es stellt sich heraus, dass Sie Ihre Nachrichten vom Rand zurückbringen können, indem Sie eine hilfreiche Verzögerung installieren. Gehen Sie in Google Mail beispielsweise unter Einstellungen und dann unter Allgemein vor. Sie finden die Schaltfläche "Rückgängig" als fünfte Option. Mach es an. Sie können aus einem Dropdown-Menü mit Intervallen von 10 Sekunden auswählen. Sie bestimmen, wie viel Zeit Sie haben, bevor Ihre Nachricht endgültig verschickt wird.
6 Stellen Sie diese Funktion auf 10 Sekunden ein.
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Ein Tipp: Wenn Sie E-Mail als De-facto-Instant Messaging-Dienst verwenden, empfehlen wir, die Schaltfläche "Rückgängig" auf 10 Sekunden zu setzen. Auf diese Weise werden Ihre Antworten nicht mit einer Verzögerung von einer halben Minute gesendet. Nein, 30 Sekunden klingen nicht nach viel, aber lassen Sie es uns so sagen: Wenn Ihr IM-Dienst Ihrer Wahl (Slack, GChat, Facebook Messenger - was auch immer!) Jede ausgehende Nachricht so lange halten würde, würden Ihre Kontakte schnell verärgert werden.
7 Oder füllen Sie einfach zuletzt das Feld "bis" aus.
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Es ist eine gute Angewohnheit, Leute zu adoptieren. (Siehe die beiden vorherigen Folien.)
8 Verwenden Sie diese Abmeldung.
"Für eine E-Mail, die mit der Begrüßung von" Hallo "oder" Hallo "beginnt, wäre ein Abschluss wie" Best "konsistent", sagt Patricia Napier-Fitzpatrick, Gründerin und Präsidentin der Etiquette School in New York. "'Best', obwohl überbeansprucht, ist eine der sichersten Abschlüsse im Allgemeinen, weil es harmlos und universell angemessen ist." Das ist richtig: Trotz der weit verbreiteten Überbeanspruchung ist "Best" der beste Weg, um Ihre E-Mails zu signieren.
9 Und diese E-Mail-Signatur.
Wenn Sie unterwegs sind, sollten Sie zumindest auf nervige, niedliche Sätze verzichten („Bitte verzeihen Sie Tippfehler.“ „Von meinem 1, 21-Gigawatt-Prozessor gesendet.“ „Von meinem iPhone gesendet - berücksichtigen Sie bitte die Umgebung, bevor Sie drucken. ") anstelle von etwas Einfachem, Elegantem, Auf den Punkt gebracht:" Von der Straße geschickt. " Laut Ben Dattner, einem Executive Coach, überprüft er alle diese Kästchen und ruft gleichzeitig eine Kerouac-artige Atmosphäre hervor. Kein Wunder, dass es die einzige E-Mail-Smartphone-Signatur ist, die jeder haben sollte.
10 Und diese Abwesenheitsnachricht.
Laut Jane Scudder, Professorin an der Business School der Loyala University Chicago, sollten Sie beim Ausfüllen einer Abwesenheitsnachricht folgendes Format beachten:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin OOO von Dienstag, 12. Juni bis Freitag, 15. Juni ohne Zugang zu E-Mail. Wenn dies dringend ist, wenden Sie sich bitte an. Andernfalls werde ich bei meiner Rückkehr auf alle Nachrichten antworten .
Für Details auf Nitpick-Ebene, z. B. ob Sie die Nachricht an Ihrem letzten Tag oder an Ihrem ersten Tag zurück beenden oder eine Telefonnummer angeben möchten, lesen Sie einfach unseren offen zu umfassenden Leitfaden zu diesem Thema.
11 Ändern Sie die Anzeigedichte.
Google Mail-Nutzer können aus drei verschiedenen Anzeigedichten für ihren Posteingang wählen: komfortabel, gemütlich und kompakt. Die Anzeigedichte wirkt sich nur darauf aus, wie viel Leerraum zwischen den einzelnen Nachrichten in Ihrer Posteingangsanzeige vorhanden ist. Es ist kaum mehr als eine Frage der Präferenz, aber denken Sie an Begriffe wie eine Hausarbeit. Komfortabel ist wie ein doppelter Abstand, wobei gemütlich einzeiliger Abstand ist und kompakt einem halblinigen Abstand ähnelt.
12 Vergessen Sie nicht zu archivieren.
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Sie können E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernen, ohne sie über den Papierkorb vollständig löschen zu müssen. Durch das "Archivieren" einzelner Nachrichten werden diese sofort aus Ihrem Posteingang und allen Ihren Ordnern ausgeblendet. Sie können sie jedoch bei Bedarf über die Suchfunktion aufspüren. In Google Mail können Sie Nachrichten sofort nach dem Öffnen archivieren, indem Sie auf das kleine "x" neben der Betreffzeile klicken.
13 Befolgen Sie die Zwei-Minuten-Regel.
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Die Zwei-Minuten-Regel wird von Produktivitätsexperten aller Art unterstützt und ist ein todsicherer Weg, um E-Mail-Stress zu bekämpfen. So funktioniert es: Wenn Sie innerhalb von zwei Minuten oder weniger auf eine E-Mail antworten und diese vergessen können, können Sie sie sofort angehen. Wenn nicht, werfen Sie es für später beiseite.
14 Stapeln Sie Ihre E-Mail-Antworten.
Um die Zeit zu verkürzen, die Sie auf dem Bildschirm verbringen, der in einem nervenaufreibenden Hin- und Her-Austausch steckt, legen Sie die Tageszeiten als "E-Mail-Antwort" -Perioden fest. (Vielleicht ist es eine Stunde am Morgen und 90 Minuten am Nachmittag. Vielleicht ist es drei Stunden nach dem Mittagessen. Was auch immer für Sie funktioniert!) Beantworten Sie E-Mails nur in diesen Zeiträumen - und niemals außerhalb von ihnen.
15 Begrenzen Sie Ihre E-Mails auf 140 Zeichen.
Ja, genau wie ein Tweet (oder zumindest ein Tweet vor der Revolution von 280). Wie Andrew Torba, der CEO von Gab, dem sozialen Netzwerk, in einem mittleren Beitrag empfohlen hat, ist es am besten, Ihre E-Mails so kurz wie möglich zu halten. "Ich möchte Ihnen bei der Lösung von Problem X helfen. Ich habe Y und Z vorgeschlagen, eine Verbindung herzustellen. Können Sie sich unterhalten?" Es sind überhaupt keine blumigen Grüße erforderlich.
16 Stellen Sie Anhänge auf automatischen Download ein.
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Wenn This, Then That (IFTTT), eine E-Mail-optimierende App, Ihnen dabei helfen kann, sozusagen eine bestimmte "Sprache" festzulegen, wird eine Menge Slog vom Typ Mittelsmann herausgeschnitten. Beispiel: Wenn eine eingehende E-Mail einen Anhang enthält, lädt IFTTT diesen automatisch auf Ihr Google Drive herunter.
17 Antworten Sie nicht nach Stunden auf E-Mails.
Es ist kein Geheimnis, dass Amerikaner überarbeitet sind - und wie diese Adobe-Studie ergab, ist ein Großteil dieser Überarbeitung auf häufiges E-Mail-Versenden zurückzuführen. Aus diesem Grund haben die Mitglieder des New Yorker Stadtrats Anfang dieses Jahres eine Gesetzesvorlage vorgelegt, die es für Unternehmen illegal macht, Mitarbeiter zu verpflichten, E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten zu lesen. (Es ist inspiriert von einem derzeit in Frankreich geltenden Gesetz, nach dem Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern strenge Richtlinien für die Arbeit außerhalb der Geschäftszeiten festlegen müssen, da sie sonst mit Geldstrafen rechnen müssen.)
Ari Notis Ari ist ein leitender Redakteur, der sich auf Nachrichten und Kultur spezialisiert hat.