Laut einer Studie von Workfront, einem Cloud-basierten Management-Anbieter, hat der durchschnittliche US-Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt 199 ungelesene oder ungeöffnete E-Mails in seinem Posteingang. Wenn diese Zahl hoch klingt, haben Sie Glück, und wenn sie niedrig klingt, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Kommunikationsstil gründlich zu überarbeiten. Noch wichtiger ist jedoch, dass dies nicht so sein muss. Während E-Mails mittlerweile zu einem Synonym für etwas geworden sind, das überwältigend, zeitaufwändig und langweilig ist, ist es noch nicht zu spät, um seiner Abrechnung als schnelles, einfaches und schmerzloses Mittel zur Kommunikation untereinander gerecht zu werden.
Der Schlüssel zur Verwaltung Ihres Posteingangs - zusammen mit der Wachsamkeit - liegt darin, die Tricks des Handels zu kennen. Tatsache ist, dass es eine ganze Reihe von Tools aller Art gibt, die im Laufe der Jahre von gleichgesinnten E-Mail-Betroffenen entwickelt wurden, die nur versuchen, sich unter ihrer ungelesenen E-Mail herauszukämpfen. Aber bevor Sie sich dieser Tricks bedienen können - ein schwarzer Gürtel im Posteingang zu werden - müssen Sie lernen, was sie sind. Also haben wir ohne weiteres 17 der geschicktesten, sachlichsten und dringendsten Tricks zusammengefasst, um die Wildnis Ihres Posteingangs ein für alle Mal zu bewältigen.
1 Spielen Sie das E-Mail-Spiel.
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Das E-Mail-Spiel ist ein Online-Spiel, mit dem Sie nach der Anmeldung in Ihrem E-Mail-Konto die Verwaltung Ihres Posteingangs zum Vergnügen machen. Es durchläuft im Wesentlichen Ihre E-Mails und fordert Sie auf, bei jedem Klick auf einen Timer Maßnahmen zu ergreifen. Die Punktzahl hängt davon ab, auf wie viele E-Mails Sie sofort antworten, anstatt sie für später wegzulegen. Obwohl das Spiel angehalten werden kann, damit Sie ruhiger auf Ihre E-Mails zugreifen können, ist dies eine großartige Möglichkeit, ein wenig Aufregung - und Konkurrenz - in eine ansonsten trockene Aufgabe zu stecken.
2 Optimieren Sie mit Sortd.
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Wünschten Sie sich jemals, Ihr E-Mail-Konto wäre schlauer? Nun, Sortd ist so ähnlich. Neben der Platzierung Ihrer E-Mail-Konten auf einer augenfreundlicheren Webseite enthält es auch Funktionen, mit denen Sie den Überblick über Ihre Arbeitslast behalten können. Dazu gehören Erinnerungen, Widgets, mit denen Sie Ihre Aufgabenliste optimieren können, und sogar eine Nachverfolgungsfunktion, mit der Sie sehen können, wann Ihre Nachrichten geöffnet wurden. Außerdem können Sie problemlos innerhalb einer Gruppe teilen, wodurch Teamprojekte flüssiger werden.
3 Integrieren Sie Ihre E-Mail-Adressen.
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Wollten Sie schon immer E-Mail-Konten diversifizieren - zum Beispiel ein soziales, ein geschäftliches und ein persönliches Konto -, aber befürchten Sie, dass der Wechsel zwischen ihnen eine weitere frustrierende Aufgabe darstellt? Du bist nicht allein. Glücklicherweise können Sie mit Shift, einer kostenlosen Anwendung zum Herunterladen, alle Ihre E-Mail-Adressen in ein übersichtliches Fenster integrieren, sodass das Umschalten zwischen ihnen so einfach ist wie das Klicken Ihres Trackpads. Als Bonus integriert es auch Suchfunktionen, sodass Sie Ihr gesamtes Kommunikationswerk auf einmal durchsehen können - besonders hilfreich für Kommunikationen, die sich an der Grenze zwischen Geschäft und Privat befinden.
4 Lassen Sie die Abmeldung fallen.
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In den frühen Tagen der E-Mail wurde das Formular wie ein physischer Brief behandelt und enthielt eine Begrüßung, eine Nachricht und eine Abmeldung. Jetzt, da jeder auf eine Weise mit E-Mails überschwemmt wurde, die mit physischer Post sicherlich nicht möglich wäre, haben sich die Regeln geändert.
Zum einen ist eine Abmeldung nicht mehr erforderlich. Sie können weiterhin für formellere Kommunikation verwendet werden, und wenn Sie sich vorstellen, müssen Sie sich ansonsten keine Zeit nehmen, um zwischen "Best" und "Warmly" zu entscheiden. Einfach gesagt - wir haben das hinter uns.
5 Sortieren Sie Ihre Nachrichten nach Priorität.
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SaneBox ist eine weitere hilfreiche Software, die zwar nicht kostenlos ist (Pläne beginnen bei 59 US-Dollar pro Jahr), sich aber möglicherweise lohnt. Im Wesentlichen können Sie E-Mails nach ihrer Dringlichkeit sortieren, einschließlich "jetzt", "später" und für Notizen, die nie das Licht der Welt erblicken müssen, "Schwarzes Loch".
6 Implementieren Sie die OHIO-Methode.
7 Halten Sie es kurz.
Möchten Sie Ihre E-Mails schneller versenden? Versuchen Sie, sich in Ihrer Antwort auf eine feste Anzahl von Wörtern zu beschränken. Dies mag sich zunächst unangenehm anfühlen. Je weniger Wörter Sie in Ihrer Kommunikation verwenden, desto mehr Zeit steht Ihnen zur Verfügung. Gönnen Sie sich jedoch nicht Ihren Impuls, Absicherungswörter wie "vielleicht" und "ich denke" einzubringen, um die auf den ersten Blick knappe Sprache zu mildern - dies kann dazu führen, dass Sie weniger maßgeblich erscheinen.
8 Speichern Sie Nachrichtenvorlagen.
9 Leeren Sie Ihren Müll am Ende eines jeden Tages.
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Das Leeren Ihres Mülls kann stressig sein - schließlich ist er endgültig verschwunden, wenn er einmal weg ist. Wenn eine E-Mail jedoch wirklich dringend ist und Sie sie versehentlich in den Papierkorb werfen, machen Sie keinen Fehler: Die Person, die versucht, Kontakt aufzunehmen, sendet sie erneut.
Besser noch: Wenn Sie den Papierkorb am Ende des Tages leeren, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails beim Überprüfen am Morgen schön leer sind, und Sie können die Angst verringern, die Sie empfinden, wenn Sie den Posteingang zu Beginn des Tages öffnen.
10 Verwenden Sie eine Meldung zum Ende der Nachricht.
Wenn Sie EOM am Ende einer Betreffzeile einfügen - "Ende der Nachricht" -, wird der Person mitgeteilt, dass die Nachricht nicht geöffnet werden muss: Die erforderlichen Informationen wurden bereits übermittelt. Es spart viel Zeit, wenn eine E-Mail nur zur Erinnerung verwendet wird. Verwenden Sie es und ermutigen Sie auch andere dazu. Wenn Sie nicht eine E-Mail öffnen müssen, scheint dies keine große Zeitersparnis zu sein, aber es summiert sich.
11 Löschen Sie Nachrichten, die Sie nicht zuerst lesen.
Löschen Sie die E-Mails, die Ihre Zeit offensichtlich nicht wert sind, bevor Sie etwas öffnen. Und wenn man bedenkt, dass bis zu 45 Prozent aller E-Mails Spam sind, es aber nicht unbedingt in Ihren Spam-Ordner schaffen, lohnt es sich auf jeden Fall, etwas von dieser Unordnung loszuwerden. Wenn Sie einen Teil des Pinsels entfernen, fühlen sich die restlichen E-Mail-Aufgaben etwas stressfreier an. Und wenn es um Stress geht, zählt jedes bisschen, das Sie reduzieren.
12 Erstellen Sie passende Dateiordner.
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Die meisten E-Mail-Adressen sind mit einigen Ordnern vorinstalliert - Posteingang, Papierkorb, Archiv usw. - und manchmal sogar mit einigen speziellen Ordnern wie Reisen, Privat oder geschäftlich. Dies sind zwar ein guter Ausgangspunkt für die Organisation von E-Mails, sie sollten jedoch nicht die einzigen sein, auf die Sie sich verlassen können, um Ihre Nachrichten organisiert zu halten. Während Sie die bereits vorhandenen Ordner weiterhin verwenden können, sollten Sie Ihre eigenen hinzufügen, um Ihre Suche zu optimieren. Erstellen Sie Ordner für persönliche Mitteilungen, PR-Kontakte oder sogar Nachrichten von der Schule Ihrer Kinder, und Sie können die darin enthaltenen wichtigen Informationen behalten, ohne dass diese Nachrichten Ihren Posteingang verstopfen.
13 Erinnerungen einstellen.
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Boomerang ist eine weitere herunterladbare App, mit der Sie Ihren festgefahrenen Posteingang in kürzester Zeit optimieren können. Ursprünglich als Baydin bekannt, passt der neue Name besser zu seiner Funktion: Benutzer können E-Mails außer Sichtweite werfen, um sie dann zurück zu bekommen, wenn Sie sie benötigen. Die kostenlose App sendet Nachrichten in Ihrem Namen zu bestimmten Terminen - beispielsweise für wöchentliche Erinnerungen oder monatliche Rechnungen - und kann Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernen, bis sie bearbeitet werden müssen. Darüber hinaus können Sie daran erinnert werden, bereits gesendete Nachrichten weiterzuverfolgen.
14 Verwenden Sie benutzerdefinierte Verknüpfungen und vordefinierte Antworten.
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Es ist nicht zu leugnen, dass vorgefertigte Antworten roboterhaft klingen können. Eine vorgefertigte Antwort, die personalisiert ist, kann jedoch ein zeitsparendes Werkzeug sein, das Ihre Persönlichkeit nicht beeinträchtigt. Beobachten Sie Ihre früheren Mitteilungen, um festzustellen, welche Sätze Sie am häufigsten verwenden, und erstellen Sie ein Dokument davon, um Zeit zu sparen. Für Google Mail-Benutzer ist diese Funktion direkt integriert. Das E-Mail-Programm kann sich die Phrasen merken, die Sie am häufigsten in Ihren Nachrichten verwenden, und Sie können sie durch einfaches Drücken der Tabulatortaste einfügen.
15 Nach der Weiterleitung löschen.
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Manchmal erhalten wir E-Mails, die eigentlich gar nicht an uns gerichtet werden sollten. Vielleicht ist es für jemand anderen in der Firma oder für den Mitbewohner, der die Stromrechnungen bezahlt. In jedem Fall muss es vor den Augäpfeln eines anderen stehen, nicht vor unseren. Anstatt nur weiterzuleiten und zu vergessen, löschen Sie jedoch die gesamte Kette, nachdem Sie relevante Informationen weitergegeben haben. Es geht Sie nichts an. Warum sollte es also Platz in Ihrem Posteingang beanspruchen?
16 Nutzen Sie die Archivierungsfunktion.
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Wenn Ihre E-Mail bereits mit überschüssigen Nachrichten belastet ist, ist es ein guter erster Schritt, den Sprung zu wagen und einfach alles zu löschen. Das meiste davon werden Sie an dieser Stelle wahrscheinlich nie behandeln, und die Person, die auf eine Antwort gewartet hat, hat es wahrscheinlich vergessen. Wenn Sie sich nicht dazu bringen können, den Schritt zu machen, archivieren Sie ihn - es ist besser als nichts und bringt Sie dem mythischen "Posteingang Null" einen Schritt näher.
17 Melden Sie sich von den Dingen ab, die Sie nicht lesen.
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Haben Sie jemals einen Newsletter abonniert - oder eine andere regelmäßige E-Mail-Explosion -, um sich in ihn zu verlieben und dennoch weiterhin Nachrichten zu erhalten, die kaum mehr als Flunder im unteren Bereich Ihres Posteingangs bewirken? Hast du das jemals 10, 20 oder, ich weiß nicht, 200 Mal gemacht? Wenn ja, sind Sie in guter Gesellschaft. Vielleicht hat die kostenlose App Unroll.me deshalb auf dem Markt so Fuß gefasst. Nach dem Herunterladen sammelt der Algorithmus von Unroll.me alle Ihre E-Mail-Abonnements und ermöglicht so ein einfaches Sortieren und / oder Abbestellen. Darüber hinaus bietet die "Rollup" -Funktion ein ansehnliches Format zum Durchsuchen wichtiger Newsletter, die Ihnen gefallen. Es ist auch unbegrenzt: Der Dienst ist auf allen Geräten verfügbar.
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