Was die Kommunikation im digitalen Zeitalter angeht, teilt keiner die Allgegenwart guter, altmodischer E-Mails. Jeder nimmt an E-Mails teil. Laut Daten von The Radicati Group, einem tech-zentrierten Marktforschungsunternehmen, senden wir zusammen fast 270 Milliarden E-Mails pro Tag ab . Das Schreiben von E-Mails ist ein so fester Bestandteil des Alltags, dass es, wie Gehen, Sprechen und Atmen, mittlerweile für alle selbstverständlich sein sollte. Mit anderen Worten, es gibt keine Entschuldigung dafür, eine E-Mail falsch zu verfassen.
Und doch sind viele E-Mails voller Fehler. (Ich würde wetten, dass von diesen 270 Milliarden solide 260 Milliarden in diese Kategorie fallen.) Sanfte Betreffzeilen, unaufrichtige Anreden, schlecht beratene Schriftauswahl - oh, und lassen Sie mich nicht einmal mit dem doppelten Leerzeichen beginnen ( oder der doppelte Bindestrich). Ja, es gibt eine Menge Dinge, die Sie beim Schreiben von E-Mails vermasseln können. Hier finden Sie die häufigsten Straftäter - und lernen, wie Sie sie auch beheben können. Wo es vorher keine Entschuldigung gab, gibt es jetzt wirklich keine Entschuldigung. Weitere erstaunliche Tipps für das Büroalltag finden Sie in den 25 Genius Ways to Conquer Office Burnout.
1 Sie melden sich mit etwas anderem als "am besten" ab.
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Mit freundlichen Grüßen Danke . Alles Gute . Oder einfach gar nichts. Es stehen unzählige E-Mail-Abmeldungen zur Auswahl. Aber wenn Sie viele der gebräuchlichen verwenden, wie diese vier, riskieren Sie, als zu formal, zu kalt, zu faux-aufrichtig oder zu distanziert (bzw.) zu wirken. Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie sich an das bewährte Best halten . Laut Patricia Napier-Fitzpatrick funktioniert es für jede Situation und landet genau in der Mitte des formal-informellen Venn-Diagramms. Kurz gesagt, es ist Ihre beste Wahl.
2 Sie verwenden fremde Wörter in Ketten.
Sobald ein Gespräch begonnen hat, besteht keine Notwendigkeit mehr für Hallo oder Liebes oder Danke oder das Beste . (Doppelt so, wenn Sie in einem engen Büro arbeiten, in dem Gespräche mehr als nur eine Notwendigkeit für einen Wasserkühler sind.) Anreden und Wertschätzungen überladen nur Ihre E-Mails und unterbrechen den Gesprächsfluss. Starten Sie sicher jede Kette mit ihnen, aber lassen Sie sie so schnell wie möglich fallen.
3 Sie gehen weit über die Wortzahl hinaus.
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Laut einer Studie von 40 Millionen geschäftlichen E-Mails, die von den Mitarbeitern von Boomerang, der Produktivitäts-App, durchgeführt wurde, haben Verkaufs-E-Mails eine perfekte Länge. Stellen Sie für maximale Wirksamkeit sicher, dass Ihre E-Mail nicht kürzer als 50 Wörter und nicht länger als 125 ist. (Ja, dies schließt die vier bis sechs Wörter ein, die Sie für Hallo und Tschüss verwenden .) Und für weitere Möglichkeiten, die Kunst der Elektronik zu beherrschen Lernen Sie die 17 Genius Email Hacks kennen, die Ihr Leben verbessern.
4 Sie haben einen doppelten Abstand.
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Um sich sofort zu altern, setzen Sie am Ende jedes Satzes zwei Leerzeichen. Das doppelte Leerzeichen - eine Praxis, die Sie heutzutage nur in E-Mails von Anwälten, Ärzten und Ihren Großeltern sehen werden - entstand im 19. Jahrhundert als Satzmandat. In jenen Tagen konnte Tinte fleckig werden und Perioden schafften es möglicherweise nicht bis zur endgültigen Auflage. Der zusätzliche Raum diente sozusagen als Kissen der Klarheit, um sicherzustellen, dass ein Leser mit Sicherheit weiß, dass ein Satz beendet ist.
In einer digital funktionierenden Ära ist der doppelte Raum überhaupt nicht erforderlich. Tatsächlich haben Verlage, Zeitungen und Zeitschriften in den 1940er Jahren nach dem Aufkommen von IBMs Executive, einer erstklassigen Schreibmaschine, die Praxis des doppelten Abstands eingestellt. Leute, es ist 2018. Sie sollten Ihre Sätze wie Abstand halten. Dies.
Nicht. Mögen. Dies.
5 Sie trennen doppelt.
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Der Em-Dash (einer davon: -) ist das, was Sie versuchen zu machen. Drücken Sie gleichzeitig die Umschalt-, Alt- und Bindestrich- Taste (diese: -).
6 Sie verwenden die falsche Handysignatur.
Sicherlich haben Sie einige erschreckende E-Mail-Signaturen gesehen, von denen die meisten aus der ständig arbeitenden Menge stammen. ("Vom Handy gesendet. Bitte verzeihen Sie alle tpyos" ist ein Klassiker.) Machen Sie nicht die gleichen Fallstricke. Wenn Sie eine E-Mail von unterwegs abfeuern, sagen Sie das einfach - im wahrsten Sinne des Wortes. Laut Ben Dattner, einem Executive Coach, ist die beste mobile E-Mail-Signatur, die Sie haben können, so einfach wie: "Von der Straße gesendet". Es ist klar, effektiv und bietet sogar den zusätzlichen Vorteil, dass es einen Hauch von Kerouac-artiger Lässigkeit hervorruft.
7 Sie kopieren falsch.
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Wenn Sie Text aus einer externen Quelle kopieren, z. B. einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle, sollten Sie alle Formatierungen löschen, bevor Sie auf Senden klicken. Andernfalls wird Ihr Text im Posteingang des Empfängers durcheinander gebracht. Wenn Sie zu den Milliarden von Google Mail-Nutzern gehören, markieren Sie zum Löschen der Formatierung den zu bereinigenden Text und klicken Sie auf das kleine Feld "TX". Sie finden das ganz rechts in der Symbolleiste mit den Formatierungsoptionen. (Das ist der Knopf, der so aussieht: A. )
8 Sie schreiben definitiv OOO-Nachrichten falsch.
Wie Jane Scudder, Professorin an der Business School der Loyala University Chicago, mitteilt, gibt es beim Verfassen einer Abwesenheitsnachricht nur ein einziges Format:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin OOO von Dienstag, 12. Juni bis Freitag, 15. Juni ohne Zugang zu E-Mail. Wenn dies dringend ist, wenden Sie sich bitte an. Andernfalls werde ich bei meiner Rückkehr auf alle Nachrichten antworten .
Für Details auf Nitpick-Ebene, z. B. ob Sie die Nachricht an Ihrem letzten Tag oder an Ihrem ersten Tag zurück beenden oder eine Telefonnummer angeben möchten, lesen Sie einfach unseren offen zu umfassenden Leitfaden zu diesem Thema.
9 Sie vermasseln Anhänge.
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Ziehen Sie niemals Bildanhänge per Drag & Drop in eine E-Mail. Während des Vorgangs können Sie die Abmessungen oder die Dateigröße des Bildes festlegen, was bedeutet, dass Ihr Empfänger möglicherweise eine Version des Fotos mit niedrigerer Auflösung (hässlich und pixelig) erhält. Wechseln Sie stattdessen zum Büroklammersymbol in Ihrer E-Mail und suchen Sie die Datei auf diese Weise und laden Sie sie hoch.
10 Sie verlinken nicht.
Das zufällige Einfügen von URLs in den Text einer E-Mail ist hässlich, umständlich und vor allem einfach zu beheben. Markieren Sie einfach den Text, den Sie mit einem Hyperlink versehen möchten, drücken Sie Befehlstaste-K und fügen Sie die URL in das daraufhin angezeigte Feld ein. Dann sieht Ihr Text so aus.
11 Sie verwenden zu viele Perioden.
Die Sprache entwickelt sich im Laufe der Zeit - aber ich beziehe mich nicht nur auf Wörter mit Quecksilberbedeutungen oder auf vorübergehende Phrasen, die für die Geschichte verloren gegangen sind. Die Zeichensetzung ändert sich ebenfalls. Nehmen Sie zum Beispiel die Periode. Für Jahrhunderte bedeutete es, dass ein Satz vorbei ist und sonst nichts. Es war völlig frei von jeglicher Substanz oder Emotion darüber hinaus.
Aber heutzutage, wie Forscher an den Universitäten Binghamton und Rutgers festgestellt haben, kann das Beenden eines Satzes in einem Zeitraum bestenfalls knapp oder im schlimmsten Fall wütend werden. (Obwohl Sie keine Wissenschaft benötigen, um Ihnen zu sagen, dass sich jedes "Das ist in Ordnung" oder "Nein", das Sie erhalten, wie ein Ärgernis anfühlt.) Wenn es sich also nicht um eine formelle E-Mail handelt, minimieren Sie die Nutzung Ihres Zeitraums. Verwenden Sie weniger strenge Interpunktion - Bindestriche, Ellipsen, Kommas, Doppelpunkte und Semikolons -, um Ihre Gedanken miteinander zu verknüpfen.
12 Sie machen Betreffzeilen falsch.
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Die meisten Desktop-E-Mail-Posteingänge unterbrechen die Anzeige der Betreffzeile mit 60 Zeichen. Bei Smartphones ist diese Anzeige jedoch je nach Gerät bei einer Zeichenanzahl von nur 25 abgeschnitten. (Größere Bildschirme wie auf dem iPhone 8 Plus zeigen bis zu 30 Zeichen an.) Um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Betreffzeile gelesen wird, halten Sie die Dinge kurz und bündig. Oh, und vergiss nicht, es auszufüllen. Nur wenige Dinge sind umsichtiger als das Empfangen einer E-Mail "(ohne Betreff)" von einem Fremden.
13 Sie verwenden die falsche Schriftart.
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Helvetica ist banal. Times New Roman ist hochmütig. Comic Sans ist… nur nein. Halten Sie sich beim Erstellen von E-Mails an die Grundvoraussetzung: Sans Serif. Es ist schnörkellos und leicht zu lesen. Außerdem wird die Schriftart in jedem Webbrowser gerendert, sodass Ihre Nachricht wie beabsichtigt mit intakter Schriftstilisierung (kursiv, fett, unterstrichen - so etwas) an Ihren Empfänger übermittelt wird.
14 Sie schieben alles in einen Absatz.
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Das Zusammenfassen Ihres gesamten Textes ist unansehnlich und, je nachdem, wie viel Sie sagen, unorganisiert - in verwirrendem Maße. Befolgen Sie diese Regel: Jeder Absatz sollte einen Punkt haben, und jeder Punkt verdient einen eigenen Absatz (auch wenn es nur ein Satz ist). Teilen Sie Ihren Text entsprechend auf.
15 Sie machen Tippfehler.
Du bist besser als das.
Ari Notis Ari ist ein leitender Redakteur, der sich auf Nachrichten und Kultur spezialisiert hat.